热爱家园第三届监事会2007年度工作报告

监事会成员：施君、唐虹、吴芸、徐楠、诸昳
报告撰写人：唐虹
任职期限：2007年4月15日——2009年4月14日
报告时间范围：2007年1月1日——2007年12月31日

本届监事会由施君、唐虹、吴芸、徐楠、诸昳组成。2006年度，监事会本着对会员大会负责的精神，认真履行《自律规则》赋予的职责，本届监事会的主要工作方式是交流和沟通、参与和支持、观察和比较、分工和合作。具体来说包括各项会议，比如列席理事会会议、参加各个项目活动和会议、参与对外交流和通讯小组会议。

2007年末监事会倡议理事会、监事会与各项目委员会召开一次头脑风暴会议，并发出了邀请信，终因各方时间难以协调未能实现，当属本届监事会工作的一个遗憾。

十七大报告将“社会发展”明确作为中国的发展目标之一，公益组织的处境正在逐步改善。家园作为比较资深、并具有特色的青年志愿者组织，应当密切关注这一动向。与政府沟通的改善，很大程度上要归功于以郭炳汉老师为首的行政团队，他们的切实工作值得全体会员予以感谢和尊敬。尤其在被盗事件发生后，办公室及时报警、与各方取得沟通，做出了积极有效的反应。

1、公共关系方面：
与政府关系改善，通过年检，2007年底，宝山街道提出与家园合作开展社区节能减排项目的意向，该项目正在推进；

2、对外宣传方面：
《家园通讯》令人耳目一新，改版使简报品质体现出质的飞跃；

3、志愿者管理方面：
志愿者数据库基本建立，志愿者手册编写团队基本形成，准备投入工作；

4、项目管理方面：
草拟项目管理制度；

5、财务管理方面：
每月财务报表正常；财务凭证、记账规范；固定资产登记台账已建立。

总的来说，2007年家园的整体运转取得一定进展，理事会在年初形成的分工基本有效运行，志愿者管理方面的系统工作逐步展开，筹款取得新的成效，与企业和政府的合作分别有所进展。

本届理事会一致认为家园的发展到了关键性的阶段，应该提高危机意识，并重视以下几方面问题：

1、 项目发展的针对性

从家园成立之初至今，公益机构在中国的发展，已经呈现多元化、综合性的态势，竞争不可避免。没有一个NGO是能服务到天下所有弱势群体的，中国也没有一个NGO能服务全中国所有弱势群体的，上海也没有哪一个NGO能服务到全上海的弱势群体。而目标群体的不同，基本上决定了NGO的活动领域在哪里。比如以外来务工人员为目标的NGO，领域多为劳工保护和健康医疗。以外来务工人员子女为目标的NGO，领域多为教育和青少年发展。

家园作为一个机构，是没有明确的目标群体，三个“家园”的表述过于宽泛，各个项目的目标群体又不够具体。那么，热爱家园在NGO界的定位在哪里？所谓的弱势群体是所有NGO们的目标群体，那么热爱家园与其他NGO又有何不同？

大家是否注意到，越是目标群体明确的机构和项目，越容易获得公众的认可和别人的资助。比如当年的高原绿洲项目，集中对青海玉树莫曲村的孩子提供帮助，无论是招募志愿者还是拍卖筹款也都很有影响力。比如同样筹款和宣传活动很有经验的上海启明书社，他们集中为安徽和河南受艾滋病影响的农村地区的孩子提供图书阅读服务。

再比如太阳花项目，虽然是目标群体已经集中于徐汇区那个外来务工人员聚集区的孩子们。但那些孩子是泛指从0岁到18岁么？小学阶段的孩子与初中阶段的孩子，他们对生活和学习的需求是一样的么？太阳花所提供给不同年龄孩子的志愿者服务也都一样么？

项目的目标群体是否明确而具体其实直接影响到项目的实施内容和效果，影响到项目的生命力和可持续性。换句话说一个没有具体目标群体的项目是苍白无力的。

如今NGO界的一个国际化的理念是，平等地看待目标群体，而不是高姿态地施舍给服务对象。而NGO是否平等地看待目标群体，很关键的一点就是看是否做到客观地收集信息来分析对方的实际需求。

这一点跟前一项目标群体是否确定是有关联的，如果目标群体都不够具体，当然对需求的理解也如同雾里看花。比如对于所有人来说，需求只能泛泛归纳到马斯洛的五层次理论。而对青海玉树莫曲村当年的孩子们，经过2003年志愿者们实地调研发现，孩子们的需求包括合格的授课老师、基本的住宿环境、稳定的饮食来源等等。

这一点同时又影响着上一点，客观的信息和数据也是项目具体目标群体的确定依据。比如现阶段太阳花项目究竟该集中服务于那个年龄阶段的孩子，首先应该想办法了解这个社区的孩子年龄分布情况，哪个年龄段的孩子较为集中，可以从这个年龄段的孩子开始做起。 而项目执行一段时间以后，可能由于孩子的流动性大，年龄层重心分布有了变化，可能太阳花所服务的年龄重点也需要做出相应的改变。所以这些客观的信息和数据也往往是项目调整和改变的基础。

一份项目计划书，只有说明这些客观的信息和数据以及采集的过程，才显得有可信度。如果只是个别人拍拍脑袋拿出来的内容，最多只是适合一些小额短期的创意计划评选活动。

只有那些抱着施舍心态来做志愿者服务的人，才会以为凡志愿者所提供的，受助对象就都会接受，凡志愿者所做的，对方都会赞扬。所谓的“有总比没有好，有多少做多少”也是这种自欺欺人的想法。

要把家园各项活动做好是绝对离不开地方政府的合作与支持的。学术界一直将“小政府、大社会”的模式放到很重要的地位上，然而在当前的实践中，这一理念还需要继续发展，现实有时甚至是相反的。

近几年来各级政府都加大了对社区服务和弱势群体的工作力度，投入大量资金支持各项福利事业。特别是由于中国在社区服务领域中的非营利组织还不是非常成熟，资金还是被直接交给了政府管理的机构去运作。这使政府在社区服务事业中的力量不是在减弱而使在增强。许多街道也将大量资金投入到居委会添置各类设备，为社区居民服务。

虽然目前的情况是这样，但总的发展趋势必然是向“小政府，大社会”的方向发展，而且如果非营利机构能将社区服务工作做出自己的特色，让政府看到非营利组织在社区服务中无法取代的优势，那么完全可以将挑战化为机遇。所以，在做好家园各项工作的基础上，加强与政府机构之间的沟通，让政府及时了解取得的成绩，要求政府给予各方面的资金及政策上的帮助，借此将家园资源整合，做出社区服务的特色，是使家园活动再上一个台阶的法宝。

4、 职员的培训和职业成长有所欠缺

家园的工作之所以能取得目前的成功，除了非营利机构本身具有的体制和管理的优势外，很重要的原因是因为家园所特有的文化与精神。然而，新进入团队的职员（包括兼职职员）也不断增加。他们拥有一定的工作经验及敬业精神，但是他们对于家园的工作理念接受程度还是不足的。所以，对于这些新职员非常有必要进行比较系统的培训，将家园的理念及精神灌输给每个职员，使职员能将这种理念和精神体现在工作之中，对于提高整体服务品质和开展活动的效果将会使十分明显的。

其次，家园在从事各具体工作中离不开拥有各种技能的人才，但是作为非营利机构所面临的通病，职员待遇低、事务多、压力大，使得职员流动率大，工作的经验无法积累。对于家园也同样面临专业人才缺少的问题。作为解决策略，对职员投入更多的训练和培训，使员工努力自我提升，并对每一位职员进行生涯规划，倾入团队对个人的关注，是人事管理中重要的方面。

作为一个起步不久的草根NGO，所能提供的薪资待遇条件有限，家园与其等待天上掉下某一个精兵强将的馅饼，不如花时间去培养高素质的职员，创造机会让职员与家园共同成长。

人才问题其实是绝大多数NGO现在都面临的问题。人才不会天生就有的，而是靠后天培养的。培养好的人才也不怕流动，如果有一天热爱家园成为上海NGO圈的黄埔军校，那也是一项荣誉而非死穴。

5、 项目自治弊端突显

一方面，家园所对外提供的项目申请书中一再声明家园有职员为项目提供行政服务和监管职责，并且在项目预算中有一定比例的行政管理费用；另一方面由于志愿者的流动性和随意性大，项目很难通过志愿者自治模式来保障项目活动的持续性和与资助方沟通的及时性，曾经合作过的项目资助方对家园的项目管理能力持有很大疑问。

同时，项目自治制度架空了职员对项目的监管职责，反而难以让职员看到作为一名职业社会工作者、应当承担的责任和能够取得的成绩。

项目自治所带来的低效率，还给项目合作带来了困境。07年11月，星巴克咖啡、美车士公司等企业主动前来洽谈合作意向，理事会经过商议，回绝了美车士公司，因其从事的行业本身与环保节能的理念相悖。与星巴克的合作后来基本顺利。后来，监事会从合作参与者处了解到：在执行力方面，热爱家园距离合作企业的期望差距甚远。如果仍然效率意识较弱，与企业的对接不顺畅，本可以赢得更加双赢的局面，到了合作后期却会被置于相对被动的局面。

6、 宣传活动仍不足

进行宣传其目的不仅是让更多的人了解机构的活动，吸引他们来参加，更是扩大机构的影响力，吸引更多可利用资源的重要途径。在家园的各项活动中，虽然都已经相当重视社区居民以及志愿者宣传工作，但在宣传的方式和效果上还没有达到令人满意的程度，社区居民以及志愿者还不能及时了解到家园的活动内容和新的活动。

A、针对社区居民的宣传工作主要的缺憾是宣传的方式还主要限于在家园内张贴活动通知的被动式宣传，而不是深入社区，直接与社区居民发生联系的主动式宣传。如果要提高社区居民对活动的知晓度，可以通过其他的方式，如在社区内的搞一些宣传活动，在居民信箱中发一些活动通讯，联系一些常来活动的居民做宣传员等，使得各社区服务点的宣传方式更加多样、有效。

B、针对志愿者的宣传工作还主要限于在家园网站论坛内张贴活动通知或者通过电邮。建议可以更好的利用网络，采用更多方式进行宣传，比如各个项目可以制作自己的博客，让更多的人来了解家园活动的开展情况等等。

7、 财务管理漏洞不少

1. 财务数据存在巨额误差：如：（1）家园行政费用2006年底（即2007年初）收支余额，2007年年会材料中反映为29327.72元，但家园2007年财务报表中反应为310695.98元，相差28万余元，未见任何解释；（2）高原绿洲项目2007年底期末收支余额，12月月报表显示为－29370.8元，2007年年报表显示为－44630.41元，相差近1.5万，未见任何解释。
   
2. 已经结束的项目尚在产生支出：如社区发展教育项目2006年已结束，但2007年帐中显示支出19834.88元；高原绿洲项目2006年已结束，但2007年帐中显示项目支出38650元。
   
3. 项目报销签字人混乱：两个项目（太阳花、社区环保）存在多个报销签字人，即每一位项目委员会成员均有权签字允许项目款报销，可能导致项目款使用混乱甚至失控。
   
4. 项目承担公共基金数字不合理：如高原绿洲项目，截至2007年底，历年收入合计为321189元，但历年“承担公共基金”合计为54488元，高于家园《自律规则》规定的项目承担15％公共基金的比例（15％为48178.35元）。
   
5. 个别财务报销单据上无任何签字人：如2007年12月29日家园通讯印刷费1900元。
   
6. 12月收4凭证中骏腾广告公司捐赠公益广告宣传展页，帐务处理方式为开具收据为现金3000元。实物捐赠项目被无缘无故转化为“现金收”。同样情况出现多处，如通讯簿、报刊订阅等。根据民间非营利组织会计制度规定收到实物捐赠应直接以实物的公允价值、按照固定资产、存货、等类别分别计入相关科目。以现金方式入账会造成现金流不准确。
7. 行政费用比上年总体下降，但比预算超支许多，尤其宣传品比预算达1230.93%，行政费用内未反映出职员四金，即无预算也无发生额，但在凭证内实际有发生。同样，学习中心项目下，有四金预提却无发生额；
   
   在日益全球化的今天，国外有相当多的慈善基金愿意来中国资助一些公益性的项目，同时中国的新兴阶层也逐步开始形成捐款做善事的观念。面对这样多的机遇，争取更多来自各方面的资金和援助，对促进家园工作的开展是非常有好处的。
   
   要争取各类援助，很重要的一点是机构本身的资金使用的诚信及透明。家园在国际和国内的声誉都是比较好的，这是家园工作的巨大优势。在家园优秀传统的基础上，引入先进的资金运作和工作汇报制度，承诺对捐赠者捐款的合理运用是取得更多援助的关键。但如法律项目，07年底结余582488.34元这种大量资金，明知是由于未完成承诺的工作量，又没有将剩余资金退还资助方，即与资助人缺乏沟通、报告与后期跟进，又没有后续新的项目发展计划，会给项目和机构的公信力带来影响。

1. 对家园的目标群体开展讨论，对各个项目具体的目标群体开展讨论，并通过调研或委托调研来修正；
2. 修改项目管理制度，重视效率和责任，职员深入参与项目发展；
3. 为职员发展规划提供空间和支持，将各种培训资源优先提供给职员；
4. 定期开展项目的有效性调研，坚持做同行间的比较研究，明确哪些需要不断调整和改进；
5. 完善财务管理，加强财务专业能力建设；
6. 理事会抓大放小，多讨论方向性策略。