GC印章、证件管理办法
（2004年4月3日经第三届协调组第九次会议表决通过）

一、公章
1、 公章由办公室主任保管。
2、 公章的使用必须事先取得总干事的同意，由使用人（包括办公室主任）电话向总干事提出，总干事以电子邮件且电话通知办公室主任；若使用人为总干事或事由重大，总干事必须以电子邮件通报协调组。
3、 公章的使用必须登记，登记本由办公室主任保管；登记的内容为使用日期、使用事由（文件、表格的名称）、份数、总干事意见、使用人签字和需要备注的事项。
4、 原则上公章不得外借到办公室之外的场所使用，如确需外借，必须事先取得总干事的同意且借出与还回时必须办理交接，交接情况在登记本中另页记载；借出登记内容为外借日期、外借事由（文件、表格的名称）、份数、总干事意见、借用人签字和需要备注的事项，还回登记内容为还回日期和办公室主任签字。
5、 办公室主任可以要求使用人提供加盖公章的文本的复印件归档备查。

二、社团登记证、法人代码证等证件
1、 社团登记证等证件正副本、IC卡的保管和年度检验由办公室主任负责。
2、 社团登记证等证件的正本按照规定悬挂于办公室。
3、 社团登记证等证件的复印必须登记，登记本由办公室主任保管；登记的内容为复印日期、复印事由、份数、经手人签字。
4、 社团登记证等证件的复印件的使用必须事先取得总干事的同意，由使用人（包括办公室主任）电话向总干事提出，总干事以电子邮件且电话通知办公室主任；若使用人为总干事或事由重大，总干事必须以电子邮件通报协调组。
5、 社团登记证等证件的复印件的使用必须登记，登记本由办公室主任保管；登记的内容为使用日期、使用事由、份数、总干事意见、使用人签字和需要备注的事项。
6、 社团登记证等证件原则上不得外借到办公室之外的场所使用，如确需外借，必须事先取得总干事的同意且借出与还回时必须办理交接，交接情况在登记本中另页记载；借出登记内容为外借日期、外借事由、总干事意见、借用人签字和需要备注的事项，还回登记内容为还回日期和办公室主任签字。
7、 社团登记证等证件的申办、年度检验由办公室主任负责安排，必须及时办理。

三、财务专用章、法定代表人印鉴、支票等
1、 财务专用章由出纳保管，法定代表人印鉴由总干事保管，支票、收据、发票由出纳保管。
2、 财务专用章的使用必须事先取得财务总监的同意，由使用人（包括保管人）电话向财务总监提出，财务总监以电子邮件且电话通知保管人；若使用人为财务总监或事由重大，财务总监必须电子邮件通报协调组。
3、 财务专用章的使用必须登记，登记本由保管人保管；登记的内容为使用日期、使用事由（文件、表格的名称）、份数、财务总监意见、使用人签字和需要备注的事项。
4、 财务专用章原则上不得外借到办公室之外的场所使用，如确需外借，借出与还回时必须办理交接，交接情况在登记本中另页记载；借出登记内容为外借日期、外借事由（文件、表格的名称）、份数、财务总监意见、借用人签字和需要备注的事项，还回登记内容为还回日期和保管人签字。
6、 保管人可以要求使用人提供加盖财务专用章的文本的复印件归档备查。
7、 支票的使用情况必须设支票登记薄予以记录，登记薄由保管人保管；登记的内容为使用日期、使用事由、支票号码、财务总监意见、使用人签字和需要备注的事项。