当好“守夜人”，为家园更加美好的明天而叫
——监事会2006年工作报告
（2006年1月1日-12月31日）

1. 监事会主要工作回顾
   

本届监事会由封曙历、许正、唐虹组成。2006年度，监事会本着对会员大会负责的精神，认真履行《自律规则》赋予的职责，着重做好了以下四项工作：

（一）积极建言献策，推动家园制度体系进一步完善。积极参加规章制度清理，参与了“财务制度”的修改，推动理事会通过《自律规则》修改议案，为完善家园的组织架构和制度体系建言献策。

（二）加强自身建设，明确监事会的角色定位。明确了监事会自身“守夜人”的角色定位，着重对家园的制度执行和财务运行进行监督，避免不恰当地干涉具体事务。

（三）进行日常监督，确保家园按规章制度正常运转。年内，广泛参与家园各项目活动、理事会议、项目会议等约500小时，深入一线与志愿者进行交流，及时查阅财务报表等各项活动材料，全面把握家园发展动态，对家园的制度执行、财务状况等情况进行日常监督。

（四）开展财务审计，促进家园财务运行安全、规范。于2007年1月28日组织开展了对家园2006年度财务及预算执行情况的内部审计，查看了原始财务凭证和帐册，分析了财务管理中存在的问题与不足，提出了意见和建议。

关键词：准确定位 积极履责

二、对家园存在问题的分析

监事会在履行职能的过程中，发现热爱家园主要存在以下特点和问题，提请会员大会予以关注。

（一）对家园的总体评价

我们认为，过去的一年是热爱家园发展的关键时期，可谓困难与成绩同在。理事会表现出高度的工作激情、较强的行动能力和积极应对危机的魄力，引导家园进一步走向成熟；职员团队实现了管理规范、服务细致和内部和谐，成为保证家园正常运转的坚强力量；各项目拓展思路、积极作为，基本完成了预定目标，赢得了资助者的肯定；志愿者动员逐渐走出低谷，培训和激励机制正在形成，为家园的全面发展奠定了基础。过去的一年里，在全体成员的共同努力下，热爱家园的组织架构日益完善，内部管理有所加强，财务管理日趋规范，表现出一个成长中的草根NPO的顽强活力与执着精神，必将推动着家园继续前行。

（二）组织建设与管理问题

我们同时发现，家园在组织建设、组织管理方面，尚存在如下问题，制约了家园的进一步发展。

1、规章制度体系不尽合理

热爱家园经过近7年的发展，已经形成了一套较为完整的制度体系，为组织的健康发展打下坚实

基础。但在理想与现实的碰撞中，制度框架的不和谐因素也日益显现，主要表现在：

——《章程》与《自律规则》两套基本制度并存，不利于组织长远发展。

由于历史原因，家园目前存在两套并存的“章程”性文件，一个是热爱家园的内部“宪章”，也就是大名鼎鼎的《自律规则》；另一个是热爱家园在有关部门登记备案的《章程》。两套制度内容各异，效力冲突。尽管老会员基本认定《自律规则》是家园真正的“章程”，但从严格法律效力而言，一旦家园发生对外关系或者变故，被外界承认的只能是提交政府部门备案的协会《章程》。

我们认为，热爱家园作为一个合法登记的正规社团，规章制度应当做到统一、透明和开放，纲领性文件的“内外有别”，不利于家园发展。监事会提醒全体会员，对协会《章程》中关于机构的法定代表人、秘书长、业务范围等重要条款予以全面了解和高度关注。监事会建议，为了家园的长远发展，应考虑对《章程》或《自律规则》进行必要修改，以实现两者的统一。

——项目规章制度缺失，制约了项目的规范发展

项目是家园活动的基本单位，“项目自治”是家园运行的重要原则。目前，热爱家园已有了法律、环保、茶会（社区教育）、高原绿洲、太阳花、社区学习中心等多个项目，项目自行决定动用的经费已占热爱家园总费用的70%以上，从项目产生的志愿者与会员占到热爱家园成员总数的90%以上。但目前，在热爱家园众多的规章制度中，关于项目的规定仅在《自律规则》中有7个条款和《新项目立项程序规则》涉及，而对项目产生后的具体运作和管理，尚存在制度“真空”，由此可能产生的不利后果是：一方面，项目的权力极大且缺乏制约，可能导致家园对项目失控，大大增加家园的运作风险；另一方面，由于项目委员会权利义务的不明确，可能使项目运行缺乏方向感，导致人心涣散或矛盾争议，制约项目乃至家园的整体发展。

监事会建议，尽快制定项目管理规则，积极引导和支持项目健康发展。

——财务报销制度存在漏洞，可能引发财务安全隐患

家园《预算与财务会计制度》第二条第2款第4）项规定，“发票或收据由报销申请人签字后，经项目负责人或秘书长签字批准方可报销。项目负责人的发票或收据由协调组指定人员签字批准方可报销，秘书长的发票或收据由财务负责人及另一名协调组成员签字批准方可报销。”家园在实际执行此制度中存在如下问题，提请会员予以关注：1、理事签字报销了非项目负责人、非秘书长的发票，不符合本财务制度；2、实行轮值制度的项目没有明确的项目负责人，则签字报销权由谁行使？如果每个项目委员会成员均可签字报销，则可能引发财务风险；3、目前家园的财务负责人并非家园会员，也极少参加家园活动，却拥有签字报销权等重大权力，是否妥当？4、关于“秘书长的发票或收据由财务负责人及另一名协调组成员签字”的规定，“另一协调组成员”指谁？字面解释为所有协调组成员均可进行签字报销，将可能导致报效混乱，增加财务风险。

2、管理团队角色定位模糊

热爱家园有一批愿意奉献自我价值，以志愿、无偿、包容与专业化姿态投身各项活动的志愿者，构成了家园存在的脊梁。理事会团队勤勉敬业，是名副其实的管理核心。但管理团队的运作上仍存在一定瑕疵：

——理事会既是裁判员，又是运动员，忙于日常琐碎事务，影响到对重大事项的执行和规划未来的行动。

根据家园《自律规则》，理事会的主要权力为制订规章制度，协调、监督、评估项目和行政工作，进行人事任命、会员核准等（《自律规则》第二十八条）。但事实上，理事会既是决策者，又是执行者，执行不下去时，又被迫自己去改变决定。从理事会的历次会议记录中不难看出，理事会将大量的时间

用于讨论日常琐碎事务，却面临精力不足、顾此失彼的无奈。例如，一份介绍家园的三折页，历时整整一年多尚未正式印制。又如，关系家园前途的重要事项，如《志愿者管理计划》、《项目管理制度》，
曾经纳入理事会决议，明确了完成时间表，但后又在后来的理事会议上决定，“因工作繁忙，无法顾及，取消”。

我们建议，理事会应进一步明确自己的定位，做好决策者和督导者，将时间和精力更多用于关系家园整体发展的重大事项和培养项目管理人员上。

——轮值制度的不完善，可能使家园面临群龙无首、内外有别、短期行为，影响到组织长远发展。

理事会的轮值制度，是家园民主理念的集中体现，有利于调动更多人士的参与积极性并博采众人之长，但也存在不完善的一面：一是在内部管理中缺乏明确负责人，可能出现某些事务“集体负责－无人负责”的风险。在对外交往中，有其他机构反映不知道热爱家园的负责人士，对家园的概念模糊。同时，热爱家园在进行政府报批手续中，实际上已确定了机构负责人，长时间的“内外有别”，不利于组织发展。二是短期轮值难以形成效能评估机制，可能会使理事满足于处理眼前事务，对家园的未来发展缺乏长远打算。

3．项目发展凸现瓶颈问题

——项目整体呈现萎缩，影响到家园的未来发展

项目是家园存在的基本细胞，是吸引志愿者的主要平台，是家园经费的主要来源。但目前家园项目面临萎缩，整体前景不容乐观，将直接影响家园的凝聚力和发展前景。

我们认为，发展才是硬道理，家园对项目发展应采取更为积极和鼓励的态度。我们建议，进一步加强指导，降低门槛，吸引人员，鼓励新项目的开拓和发展。

——项目委员会力量趋弱，成为制约项目发展的重要因素

目前，家园各项目的项目委员会整体趋弱，离“项目自治”尚有差距，影响到项目的长远发展，也在一定程度上牵制了家园理事会和职员团队的力量。

4．家园“社区志愿者协会”定位的实现不尽乐观

热爱家园是一个“青年社区志愿者协会”，“志愿者”和“社区”是家园永恒的主题。但目前情况并不完全乐观：

——志愿者凝聚力建设成效尚不明显

通过构建“志愿者的精神家园”来推动建设“弱势群体的希望家园”和“公共精神的力量家园”，是热爱家园的一贯追求。但目前，家园对志愿者的登记、培训和激励工作刚刚起步，不少志愿者甚至会员，对家园缺乏足够的了解和认同，归属感尚不强烈，将难以形成较为稳定的志愿者人才库，影响家园发展。

——家园似乎离社区居民越来越远

家园作为一个社区公益组织，其定位是扎根社区、服务社区、改变社区，但目前与社区居民的关系，似乎正越来越远。我们在社区的直接行动，频率似在降低；真正深入社区、参与社区行动的志愿者，人数未见增长。

我们提醒会员思考：社区真正需要的是什么，我们应当、可以做些什么？

（三）资产与财务问题

监事会在对家园的财务审计中发现，家园具有较为完整的财务制度和监管体系，帐册规范、清晰，原始票据完整，财务基本做到了公开与透明，资产处于受控状态。但检查中也发现存在下列问题：

1．资产管理不尽完善

——固定资产管理欠缺

经过近7年的发展，家园已经积累起诸如电脑、投影机、空调、打印机等固定资产性质的设备，价值超过10万元，急需进行固定资产管理，仍目前仍未见固定资产登记记录。建议尽快建立固定资产管理规则，设置专册对固定资产进行登记和定期盘点。

——低值易耗品管理缺乏

检查发现，对办公用品等低值易耗品的管理尚未规范，对低值易耗品的领用缺乏登记，建议进一步规范。

——现金管理存在微瑕

检查发现，现金盘点制度仍未建立，仅出纳人员自行每周盘点一次，不符合财务安全要求。建议尽快建立现金盘点制度，并建议出纳人员在使用小额备用金时，采用专册进行登记。

2．资金使用不尽合理

截至到2006年12月31日，热爱家园账上尚余158461.82元的资金存量，到2007年3月，资金存量上升到100万元以上。

有钱固然是好事，但对于一个依靠资助而生存的公益性组织而言，巨大的资金结余显示出行动能力的欠缺，显示出承诺资助方的工作未能如期完成，影响到机构的诚信形象，同时也给管理增加了难度。

3．报表、记帐不尽准确

——“限定性”、“非限定性”收入记录错误

家园2006年的《业务活动报表》中，只表明有“非限定性捐赠收入”，却无“限定性捐赠收入”，与家园实际不符。事实上，热爱家园的资金主要来源于项目筹款，在《非营利组织会计报表》中应记入“限定性收入”栏。记帐的错误表明，家园的会计人员并不熟悉家园的运作情况，不适应非营利组织的会计报表。

——记帐失误将引发税收等问题

家园2006年12月的《业务活动表》显示，存在共43374.2元的“提供服务收入”、“商品销售收入”和“其他收入”，疑为记帐错误（如果属实，将引发超越营业项目和需依法纳税问题）。如，对于“义卖”，实质上是一种捐赠行为，义卖所得记入“捐赠收入”为妥（记入“商品销售收入”需纳税）。又如，某志愿者曾向另一志愿者通过家园捐赠辞海一套，记帐为“管理费用”，我们认为应记为“定向捐助”。建议调整。

4、财务凭证引发的管理问题

在对原始财务凭证的检查中，我们发现显示出以下问题，提请会员予以关注：

——报销出租车费制度的合理性问题

根据家园财务制度，报销出租车费完全符合制度规定。家园财务制度第二条第二款第7）项明确：“以下情况可以报销出租车费：学生志愿者出外调查当事人情况（每个案40元为上限）；晚上9点以
后实报实销….” 从字面解释，任何人参加家园的任何活动，在任何情况下，只要“晚上9点以后”均可对出租车费“实报实销”。但我们认为，“超过晚上9点以后可实报实销”出租车费的规定，不利于家园节约管理费用的原则，也不符合一般机构对出租车费报销严格控制的惯例。建议对“晚上9点以后”出租车费的报销金额设定上限，并设定具体的报销对象和报销情况。

——与志愿者的交流与沟通问题

我们发现，财务凭证中有一张2006年10月26日开出的7名志愿者向项目捐赠款的收据，金额为10574.14元。经向收据上列名的捐赠人核对，我们发现，项目在事先未与绝大多数“捐赠人”沟通的情况下，直接将家园对志愿者的欠款转为了志愿者对家园的捐款，以冲销项目账上的“应付款”。

我们认为，帐务的调整应当采取更为谨慎、规范的态度，充分听取相关各方的意见。我们建议，家园在处理捐款性质的帐务时，应为每位列名捐款人分别出具捐款证明；家园在做任何决定前，应考虑对志愿者予以充分的知情和尊重。

5、财务预算的编制不尽合理

在编制活动预算时，由于志愿者多不是专业人士，各项目所编制的预算存在明显差异，预算编制的严谨性不足。如一些预算每年只完成不到50％，却数年如一日地不做修改。

我们建议，对预算的编制技巧进行培训，确保预算的相对合理和准确；对预算的执行情况进行跟踪管理，以实现成本控制和对资助人负责。

关键词：制度冲突 角色错位 财务缺陷

三、对家园未来发展的建议

为促使家园更加健康、平稳的发展，监事会建议：

1、推动项目发展，规范项目管理

——对项目发展进行规划，采取措施扶持新项目产生，支持原有项目发展。基于热爱家园“志愿者主导”的项目运行模式，根据志愿者背景、兴趣、特长各异、流动性较大的特点，可考虑在项目发展的多元化和广度方面进行更多探索，而不刻意追求项目的专业化和精深度。

——制订项目管理制度，进一步明确项目的权利义务。建议对项目的财务管理，项目对外签署、报送文件的程序，项目活动的备案（或通报）等予以重点关注。

——立足家园的“社区”特色，引导项目发展贴近社区实际需求。坚持扎根社区，寻找志愿者需求和服务对象需求的结合点，推进“三个家园”宗旨的实现。

2．规范财务管理，确保资金使用的诚信与安全

——加强资产管理，规范帐务行为，力争帐实相符。

——提高预算能力，加强预算管理，做到量力而行。资金使用严格按预算执行，避免出现每年预算资金大量闲置的情况。

——透明使用资金，确保机构诚信，切实对资助人负责。定向捐助的资金应严格按照资助人的要求使用，需改变用途时及时征得资助方同意，未使用完的资金按照“专款专用、余款退回”的公益捐助原则，退还资助方。

——披露劳务捐赠，执行法规要求，真实评估项目。根据财政部《民间非营利组织会计制度》第
十六条、五十八条规定，建议逐步将志愿者的“劳务捐赠”情况记入财务报表的附注，以便真实反映机构的业务开展能力和规模，增加志愿者的成就感（也可降低行政费用在总支出中的比例。）

3．凝聚志愿者人才，充实志愿者团队

——完善基础工作，了解志愿者需求。开展志愿者登记和调研，摸清志愿者的底数，了解志愿者情况，分析现有志愿者结构、数量与家园需求之间的差距。

——加强培训和激励，留住志愿者人才。采取对志愿者的具体激励措施，多层次地满足志愿者的内在需求；加强对志愿者的培训、指导，组织志愿者对外交流，促使志愿者更多了解家园、热爱家园、留在家园。

——扩大招募渠道，构建志愿者网络。可考虑在各大学建立合作基地，定期进行宣传、招募；充分利用各项活动、网站、电子邮件的力量，全面吸引志愿者。

关键词：发展项目 诚信资金 凝聚人员

监事会相信，在全体成员的共同努力下， 我们必将进一步完善自我、战胜困难，迎来家园更加灿烂的明天！

热爱家园监事会