热爱家园

热爱家园2007年会筹备工作小结

一、前期筹备
热爱家园2007年会员大会筹备工作于3月初开始，分别于3月1日和3月20日召开两次筹备会议：

通过3月1日的第一次筹备工作会议，确定了初步的行动计划，主要事项包括：讨论设计年会需求调查表；讨论如何吸引会员踊跃参加年会，让会员能够得到参加家园其它活动或其它NGO组织活动所得不到的东西；讨论了一些重要事项，如招募年会筹备组成员、督促项目报告，以及制定了年会筹备初期工作日程安排表。

通过网上、论坛的招募公告和志愿者的推荐，共招募到内外勤人员共5名志愿者，对59名会员进行了电话或邮件的年会需求问卷调查，确定了本次年会的具体时间：4月14-15日，主题：20、30、40——我们的反思与发展，以及年会的氛围：轻松和欢乐，并了解了大家的期待。

3月20日第二次筹备会议，讨论确定了年会筹备工作安排时间表并确定了年会议程初稿。之后的工作当然是按照时间表的安排如期进行：会议通知、会务地点的踩点和确认、物品采购、督促各项目报告提交、材料准备、对外联系、联系会议记录及反馈跟踪、信息网站公布等等。

终于，4月13日晚，在江苏太仓的艳阳农庄，我们如约而至，实现了我们一年一度的相约。共37人参加，其中会员23人，嘉宾志愿者和职员14人。

有关详情，请访问：
http://www.community.org.cn/bbs/dispbbs.asp?boardid=16&id=4744&star=1#19049

二、会务预算和实际支出
2007年年会财务总预算为15000元，目前实际支出：12488.4元

2007年年会费用一览表
统计日期：2007年4月20日

费用名称	标准	金额（元）	备注
年会会务费：		9767
餐费	4餐4桌200元/桌/餐+372元加菜	3572
住宿	120元/间2晚19间	4560
会场费	4月14-15日共四场	1535
蛋糕	18寸	100
会务包车费		1470	（包括停车费和过路费）
资料费		440
会员手册打印装订费	80本	240
打印机加粉	2次*100元/次	200
办公费		414.1
办公用品		205.6
车费		208.5
食品采购		697.3
合计		12788.4
减：自费参加		300
目前总支出		12488.4

预期后期费用		570
录象整理编辑费用		500
其他费用		70
预期总支出		13058.4

三、 2007年会评价表反馈统计情况
参加本次年会的人员共37人，其中会员23人，嘉宾3人，志愿者11人，收回评价表30份。

统计结果如下：
1.满意度

		不满意	勉强	一般	较好	非常满意
1	交通			1	10	19
2	住宿		5	3	12	11
3	室友安排		1	3	15	10
4	用餐		1	4	14	11
5	前期筹备	1	5	9	10	5
6	会务工作	1	1	5	16	6
7	周六上午的报告	1	1	9	17	2
8	周六下午的讨论	1	4	5	16	5
9	周日上午的制度修改	3	4	13	11	1
10	讨论互动充分吗？	1	3	6	16	5
11	您觉得是否有充分发言的机会？			6	18	6
12	周六晚的集体活动	1		3	11	15
13	综合评价	1		4	23	2

2.您的建议和意见：

多加强会员的沟通与讨论。
会务资料的准备更充分一点；多留一些自由活动、自由交流的时间。
建议年会之前可举办筹备会议，众多细小的问题可以先行得到讨论解决。
希望除了会务之外能有一定的娱乐交流时间：）
周六下午的活动之多一些对家园和志愿者的肯定，少些讨论。
需要加强时间观念，会议开始时间和项目讨论时间都被拖延。
组织可以更紧凑些，互动活动可以不局限于杀人游戏，更偏向于户外与大自然的接触。
多在反思和发展上深入讨论，并制定工作计划，而非讨论好后扔给下届理事会，多让新人发言，多邀请参与活动较多的志愿者。
充分利用往年的成果和经验,减低工作难度和工作量,有明确的分工负责,筹备组的志愿者到最后好象一点都不参与了, 全是职员, 就容易出问题了。
会务的资料准备出现很多失误，而且不守时的问题仍很严重，如果规定了6点半发车，就应该准时，否则也是对准好到达的人的不尊重。
家园趋于墨守成规，反思不足，激情锐减。我们不应该是为了项目而项目，也不是为了家园而家园。
感觉会议的前期筹备工作不够充分，而导致程序上花费时间过长，建议尽量缩短投票时间和对提案文字的修改时间。建议设立大会秘书处，由秘书处处理个别文字的修订问题。对反思后的行动方案和时间表没有做进一步的讨论，希望明年可以加强。
住的房间太冷，而且比较分散不利于大家一起沟通活动。以后尽量集中居住。会议材料中需要大家表决的修正案均没有打印出来，无法充分讨论，以后会议中所有涉及的议题都要有书面材料。周六晚上的拍卖活动很吸引人，建议以后每届年会都可以为项目进行拍卖筹款。
感谢家园会务组和其他志愿者的辛勤努力,让我们很享受这次年会。工作报告越做越务实和专业.下午的讨论很激烈也有了好多建议, 只是一定要有人去跟进, 落实让这些建议变成可操作的好点子, 帮助家园成长, 不然半天的讨论就白费了。
在充分肯定本次会议的筹备工作的基础上提出如下吹毛求疵之意见：

第一，对于会议的前期准备工作，一定要细致入微，包括文件材料的准备等；
第二，尽量要求各个项目报告人、议题报告人采用PPT等生动方式进行有关工作报告；
第三，应当在每半天的会议过程中加入中场休息环节；
第四，应在继承传统的基础上，考虑年会形式与内容的改进。

对于家园大家总是在某些细节方面争论不休，其实有时是没有必要的。大家彼此能发表自己的观点是非常好的事，但在发表的时候相互的理解度又不够，造成很多没必要的争论。而且针对一些问题应该在此之前就应该私下交流，达成一定的共识，这样可以比避免很多没必要的争论。浪费了大家很多宝贵的时间。甚至十不理解。

家园的发展确实到了转折阶段，希望在今年年会上讨论的内容，接下来新任理事会监事会以及员工趁热打铁，团结一致，立即将其深入细化，制定行动计划，把家园带入新的发展阶段，行动改变生存！我会一直关注家园的成长。
很明显真正用心参与的人只是少数，其他人只是看客。而对于看客来说，也确实无法深入参与，因此正常的议程在他们看来显得有些臃肿，会觉得无聊，建议以后年会不需要所有的人共同参加所有的议程，可以分设两个主持人，分别协调核心成员和其他关注者，核心成员应该讨论一些实质性的问题和解决方案，因为这些个人能聚集一次开个会也不容易；其他的关注者可以搞一些别的活动让他们更多地认识和了解家园，或者一直头脑风暴下去也未尝不可。
1. 两天的会议充分表现出了我们热爱家园是一个高度民主化的组织，事无巨细皆有群众商讨说了算，这确实是一个应该一直延续下去的“传统”。但也因为这样，往往在某一点上纠缠不清，耗去许多宝贵的时间，而此时又没有人可以来做一个最终的决定，使得某些问题争执了好久仍然得不出结论。有些过于细节的东西也不必太咬文嚼字（这大概因为是在场的很多人都是学法出身的吧呵呵~~）。

2. 关于财务，我是个完全的外行人，但十分不明白好几届年会都重申过的问题还在出现。特别是环保项目，财务报告看了如云里雾里。

3. 今年的新举措，室友安排，我倒觉得并不一定这么做。如果目的是为了让更多的人熟悉起来的话，其实效果并不是很明显。两天的活动中，大部分人在各自房间待的时间不会超过十二个小时的吧，大家熟悉起来还是在会议和活动中有比较多的接触机会。而且有些人并不喜欢与陌生人共居一室，大概会睡不着的吧哈哈~~
这次家园的年会很精彩，对于我来说是一次难得的学习的机会。家园的年会水平很高，是我参加过的民间团体自发组织的会议中不多见的。在倾听年会之后，我诚恳地提出自己的一些意见，希望能为家园在未来能发展得更好。

第一，关于会议过程。（1）会前准备还需要更充分一些，会议上一些报告没有即使准备好，如财务报告，对会议进程造成了一些干扰。（2）一些关键会员缺席，影响了汇报的效果。如财务人员缺席，无法向会员有个清楚的解释。（3）会议过程的节奏把握需要更加有效。这次年会中，一些环节没有充分准备好，如财务的周日上午的制度修改在程序上花去了太多的时间，显得拖沓冗长，没有这个必要。

第二，在制度层面上的讨论过多，而对于家园最核心的各个项目讨论不够。每个项目的年度总结都很精彩，但是对于项目在新一年的计划、发展以及如何规避项目运作和管理中出现的具体问题，没有具体充分的讨论，因此让人担心下个年度各个项目的实施效果。

第三，周六下午的讨论很充分，也很切中问题的要害，但是听下来要落实到具体行动上的意图却不是很强烈，似乎更多是为了“务虚”。这样的趋势不免让人担忧。精彩中肯的讨论和发言并不仅仅代表了一个组织成员的思维、演讲、表现等综合水平，不仅仅是一个自娱自乐的舞台，更多的是为组织的实际行动提供一个思想的源泉。如果能将这些非常精彩的讨论有力地落实下去，我想家园的未来会更加精彩。

第四，会议开得有点累，趣味性不够。大家平时上学上班就已经很累了，周末又开整整两天会议，不免让一些新会员感到比较疲惫和无趣。以后是否能抓紧开会时间，在开会之余安排好参观游览活动，让年会多一些休闲的味道，情感的交流。

3 明年年会你还想来吗？
是 15；否 3；有空就来 7；未填 5

四、今年的成功与不足
成功：

首次进行了年会需求问卷调查，及时了解会员的时间安排和对年会的期待；
会务前对会议地点、会务用车、住宿、饮食卫生等细节都做了准备充分，达到预期效果；
年会支出控制在预算内：预算15000元，目前实际支出12488.4元，预期后期支出570元，最终节约开支：1941.6元；
志愿者积极参与年会筹备，他们分别是李祖愉、徐进、李多、叶晓震、郝丽琼、吴芸、王燕、王蓓蕾、胡佳彦、薛虹瑛、张维娟、高雅和沈虹蕾；
为环保项目的精彩一拍提供物品的支持；
年会的筹备工作依照计划安排执行；

不足：

会务资料的准备不足，出现格式和文字上的出入，材料准备没有及时核对，导致第二天会议讨论的制度资料空缺；
理事会和监事会会议前的沟通不到位，导致在财务制度的修改上监事会质疑而拖延时间；
会务筹备组未能实现具体工作的分工负责（最好有一个明确的分工表打印出来作为会议材料），未能很好的组织筹备组志愿者参与后期筹备和会务工作，很多工作还是由职员完成的，容易出错；
项目提交年度报告的时间需要及早督促，预留足够的时间做审稿、打印和装订等；
年会需求问卷中会员提出的建议和意见未得到足够的重视，导致评估表中的有些建议和意见再次出现。
计划在年会上进行的部分工作未能完成，如发放评估表、卖T恤等。
理事会为年会筹备制定了标准流程，我们应该认真遵守。本次年会筹备直到第二次会议之前，主要工作人员均没有认真重视该标准流程的指导作用。
内部分工不明确。虽然我们在筹备过程中对主要任务进行分解并落实责任人，但很多琐碎工作并没有按照类别分工，职员内部各人要不所有人都管同一个事情，要不某个事情都没有人管。在此，秘书长应该明确各人的分管范围并且予以充分的信任，在必要的时候予以支持即可，以发挥个人的主观能动性。
志愿者发动仍然不足，这个也是本次年会很多人反映的问题——年会筹备过分依赖职员。这个问题也许与年会没有关系，主要还是依靠办公室在日常工作中对志愿者的联系和交流要加强，需要更大的魅力阿！
年会筹备工作职员各自分工是明确的，主要分两块：1）年会前的准备工作 2）会议期间职员分管的工作。为此，专门开了三次职员会议明确分工，各负其责，各尽其责。并都有书面记录。有的工作还通过秘书长每周给职员安排工作计划书下达。当然，在执行时有偏差，有的该职员做的没有做，结果，还得秘书长去做。