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热爱家园2008年会筹备工作总结
一、 前期筹备
根据2007年会员大会的决议，每年三月的第三个周末召开本年度的会员大会。
2008年年会筹备工作于1月10日启动，成立了以秘书长为年会总协调，办公室+志愿者为年会筹备组的执行团队。
1月10日郭炳汉向理事会监事会财务行政各项目委员会发电邮，要求在3月5日前将各自的年会报告报办公室，财务预算报告统一报会计肖君，家园的财务审计请沪江诚信会计事务所办理，肖君协助，要求在2月初完成。
年会筹备组先后召开了四次会议，首先，制订了2008年回筹备工作时间进度表，分四个阶段：前期筹备、会议途中、会议阶段、会议后期一一细化，责任到人。
2月20日筹备组的喻志湧、田蕾和志愿者吴夏梦通过电话一一与会员联系初步统计参加年会的会员人数。询问年会合时的时间点进行汇总，根据多数会员的意见，筹备组决定今年年会的时间定在3月22日—23日召开报理事会同意。
喻志湧、田蕾分别负责会场内务、会议外联。万蓓蕾承担会议横幅的制作点年会文件的校对和印刷，出纳Kuku则同办公室一起进行了年会用食品采购。
本次年会动员了多名志愿者参与，会议期间万蓓蕾、唐小昭、徐雯霞、李祖愉、唐虹、吴蓓蓓、奚志浩、姚敏、阿诸、刘永龙、严嫣、钟小菁、吴夏梦、王瑞华、陈汶鑫、徐楠、曲栋、郝利琼等分别承担了会务前台、会议记录、会议摄像、摄像制作、会议摄影、会费收缴、项目图片展、联欢会、会议主持、问卷调查分析、在此，向各位表示感谢。
职员团队的田蕾、喻志湧、郭炳汉利用休息天对西塘、朱家角、松江三个会议场所实地进行了察看，对住宿会议场所、餐饮交通、价格进行综合比较。最后选定了松江香格里拉农庄。
3月4日晚筹备组向理事会汇报年会的筹备进展情况，确定了年会的时间安排和年会预算，曲栋作为本次会议的理事会报告人和会议的主持人，负责会议的议程安排。
3月13日刘永龙、曲栋、郭炳汉和郝利琼共同商讨了本次年会的主题及会议议程，确定了会议的主题——塑造，以自由论坛的形式共同探讨热爱家园的使命、价值观和社区发展方面的话题。
3月14日郭炳汉、田蕾与香格里拉农庄签订了会议合同，经过讨价还价，从原先商定的每人每天150元，降到140元每人每天，另外，住宿按实际人数每天结算，为年会节约了费用。
3月20日办公室的喻志湧、田蕾、郭炳汉晚上加班一直忙到10点半，年会前期的准备工作基本就绪，大家感到很兴奋。在年会筹备期间行政团队做了很多工作，在此向喻志湧、田蕾、万蓓蕾、Kuku、肖君、徐雯霞、吴夏梦、吴蓓蓓等表示敬意。
本次年会在邀请嘉宾方面有了突破，邀请到了团市委地区工作部部长阎加伟、映绿公益事业发展中心庄爱玲、闸北区团委、芷江街道社区的乔书记等。
本次年会的筹备用了1个月的时间，督促各项目报告提交、会务地点的踩点和确认、会议通知、物品采购、材料准备、对外联系、联系会议记录及反馈跟踪、信息网站公布等等在各方的支持下，都很顺利地完成。虽然此次年会时间紧迫，但各项准备工作还是有序的进行的，感到比去年轻松。
3月22-23日，热爱家园2008会员大会在松江乡格里拉如期召开。共43人参加，其中会员人数18人，由于会员参加数未到年会规定的1/3，经过紧急磋商，现场6名志愿者报名申请加入会员，嘉宾、志愿者和职员19人。
二、会务预算和实际支出
2008年年会财务总预算为16000元，目前实际支出：10879.62元。
2008年年会费用一览表
统计日期：2008年3月25日
年会时间：3月22-23日 |
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费用名称 |
标准 |
金额（元） |
备注 |
年会会务费 |
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9766 |
免费提供三餐、全部会场费并派车接送 |
住宿费 |
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9520 |
加餐费 |
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246 |
会议地址踩点费 |
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190 |
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西塘 |
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164 |
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朱家角 |
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26 |
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资料费 |
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237 |
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会议手册印制费 |
?60本 |
237 |
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办公用品费 |
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59.7 |
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食品采购 |
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933.92 |
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年会交通费 |
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253 |
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合计 |
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11439.62 |
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减：自费参加 |
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560 |
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实际支出 |
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10879.62 |
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预期后期费用 |
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150 |
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录象整理编辑费 |
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0 |
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快递费 |
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50 |
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照片冲印费 |
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100 |
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预期总支出 |
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11029.62 |
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三、 2008年会评价表反馈统计情况
参加本次年会的人员共43人，其中会员24人，嘉宾6人，志愿者11人，收回评价表35份。
序号 |
事项 |
满意 |
一般 |
不满意 |
较好 |
非常满意 |
共计 |
缺 |
1 |
会议前的筹备工作 |
27 |
5 |
0 |
2 |
1 |
35 |
0 |
2 |
会议材料的内容 |
19 |
11 |
2 |
1 |
2 |
35 |
0 |
3 |
会议时间的安排 |
16 |
15 |
3 |
1 |
0 |
35 |
0 |
4 |
周六上午的报告与论坛讨论 |
13 |
16 |
3 |
0 |
1 |
33 |
2 |
5 |
周六下午的论坛讨论 |
14 |
13 |
4 |
1 |
1 |
33 |
2 |
6 |
周日上午议程的安排 |
17 |
11 |
3 |
2 |
0 |
33 |
2 |
7 |
讨论互动是否充分 |
21 |
8 |
1 |
2 |
3 |
35 |
0 |
8 |
您觉得是否有充分发言的机会？ |
24 |
4 |
0 |
2 |
5 |
35 |
0 |
9 |
车辆安排 |
25 |
4 |
0 |
1 |
3 |
33 |
2 |
10 |
用餐卫生 |
22 |
8 |
0 |
1 |
3 |
34 |
1 |
11 |
住宿安排 |
20 |
11 |
1 |
2 |
1 |
35 |
0 |
12 |
周六晚的联欢活动 |
20 |
8 |
0 |
1 |
2 |
31 |
4 |
13 |
综合评价 |
20 |
8 |
0 |
4 |
1 |
33 |
2 |
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14 |
您对每年一次的会员大会有何建议和意见 |
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1）由核心工作入手，先务实再务虚。 |
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2）讨论主题更为实际、深入。 |
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3）大会报告资料电子文档应至少提前一周发给大家。 |
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4）应充分利用网站论坛投票功能在两个月前征求大会议题和会员关心焦点。 |
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5）每年年会的全部记录需会后发给大家或者在论坛上公布。 |
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6）议程安排重要的应在先，建议周五晚上就可以进行一个头脑风暴。 |
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7）希望讨论时间要掌握。 |
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8）建议会前理事会、监事会沟通要充分些，能够梳理一些重点要探讨的对第二年工作有实际操作意义的问题来讨论。务虚成分低一些。 |
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9）固定地址，或选择可旅游的地点；固定时间且让所有人都明确知道。 |
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10）发动更多会员让他们参加大会。 |
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11）希望以后严格安排日程并执行。 |
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12）执行计划。 |
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13）住宿环境能好一点。 |
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14）工作更细致。 |
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15）程序精确简明。 |
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16）可在会前收集对报告的意见。 |
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17）需有专业人员来演讲或组织研探，促进会员能力提升。 |
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18）建议在市内进行。 |
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19）会员参与度不高。 |
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20）住宅较好，不过卫生有待加强（床上发现有蜈蚣）。 |
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21）建议提高投票表决效率。 |
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22）把重要会议议程放在会议前面，这样有充分时间讨论。 |
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23）议程安排尽量紧凑，自由讨论设计可更热心一些，避免过于发散，无法收束。建议下次略为穿插、活跃气氛的环节。 |
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15 |
您觉得本次年会还有哪些成功与不足 |
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1）成功：民主参与；不足：会员参与的机会不均等。 |
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2）A：分组讨论不足。? B：主持人发言太多。? C: 项目图片陈旧而且品质一般不吸引人。 |
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3）本次年会参加人员太少，没有时间休闲。 |
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4）财务。 |
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5）吃饭时不可以使用一次性塑料杯子，宁愿自己带过来或使用纸杯。 |
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6）说的多，做的少，总的还好，谢谢。 |
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7）时间过紧张。 |
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8）春季时间很好。 |
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9）候选人缺乏，总体来说非常成功。 |
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10）会员不足时的日程安排。 |
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11）会议材料、会员认定。 |
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12）筹备系统。 |
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13）自由讨论发言时间过长。 |
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14）互动讨论的效率不够高，主持人需要加强引导。 |
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16 |
明年的年会你还会参加吗？ |
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参加：30人；不参加：1人 |
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缺项：2人； |
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另两人分别表示有可能、不知道。 |
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注： |
共收回问卷35份。 |
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四、今年的成功与不足
成功：
- 年会筹备初期进行了电话问询，统计会员参加年会的时间情况，为及时确定本次会员大会的具体时间提供了依据；
- 选取了三个年会地点，并对会务用车、住宿、会议室、饮食卫生和娱乐项目等细节都做了实地考察，最终选择了最优方案；
- 年会支出严格控制在预算内，节约开支4900余元：预算16000元，目前实际支出10879.62元，预期后期支出150元，最终节约开支：4970.38元；
- 项目助理和志愿者积极参与了此次年会的筹备工作：太阳花项目助理万蓓蕾承担了联系制作横幅和年会手册的复印的工作，大大减轻了办公室在这方面的人力、物力和时间上的支出；法律项目团队助理吴夏梦参与了初期的法律项目会员的年会时间电话问询工作，帮助办公室及时收集会员参加年会的情况，为年会筹备下步工作的开展做好准备；志愿者赵菁为办公室推荐了朱家角的年会场地；出纳Kuku则同办公室一起进行了年会用食品采购。
不足：
1、本次年会会员的参加数为历届最低。
2、会议的安排应该重点放在审议理事会监事会财务和各项目报告
3、年会手册的校对还不够完备，部分志愿者的名字遗漏，未能及时添加入通讯录。
4、各项目报告没有及早提醒准备，年会议题及主题确立的时间偏晚，导致年会材料延至会务当天才完成，年会材料的电子版办公室收到很晚，没有做到提前一周发送给会员查阅；
5、年会手册依然有文字和格式的小错误；志愿者通讯录有遗漏；
6、会员参加志愿者活动资料不全，优秀志愿者表彰今年未搞；
热爱家园
2008年年会筹备组
2008年4月10日
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