热爱家园预算及财务会计制度（试行）
（2002年8月25日经2002年年会表决通过）
（2004年8月1日经2004年会员大会修改）
（2007年4月15日经2007年会员大会修改）
第一章 财务核算
- 热爱家园执行财政部颁发的《民间非营利组织会计制度》及其补充规定等法律法规。
- 会计期间为每年1月1日至12月31日。
- 以人民币为记帐货币。
- 以权责发生制为记账基础。
- 会计科目设置及核算方案由财务组根据实际情况与秘书长及各项目委员会讨论后提出，由理事会审议批准后执行。
- 帐簿和报表设置方案由财务组根据记帐应用的会计软件及实际需要征求理事会、秘书长及各项目委员会意见后决定。
- 设置公共发展及风险储备基金，在各项目收入入帐时按实际入帐金额的1%提取，最高可提取至人民币10万元。用途为项目亏空弥补、新项目启动资金等理事会认定的情况。项目亏空弥补只能由会员大会批准。
- 根据项目自治的原则，按项目进行日常收支核算，行政视作一个项目。
- 会费收入、非定向捐赠、指定为行政用途的定向捐赠、按《热爱家园经费筹集办法》确定为非项目收入的利息收入为行政收入；
各项目按本项目实际收入的14%分担行政支出，行政收支不足部分由理事会及秘书长负责筹集，结余结转为下年行政经费；
非项目直接受益的、为热爱家园整体利益而发生的开支如办公室租金、水电煤电话、会计和出纳等非项目专职职员工资福利、会员大会会务费等为行政支出。
第二章 预算及执行
- 预算年度为每年1月1日至12月31日，与会计期间相同。
- 预算分项目按年编制，行政视作一个项目。
- 预算应包括年度资金收入和支出情况，明细项目按会计科目设置及核算方案确定。
- 各项目委员会和秘书长在预算年度开始六周前(前一年度11月19日前)将预算草案提交理事会，理事会在两周内征求会计及其他人员意见后提出修改要求。项目委员会一周内按照要求修改后将预算修改稿交付会计，会计于二周内汇总并向理事会提交整体预算。下一个预算年度开始前一周内理事会预审整体预算并将表决通过的整体预算提交随后召开的年度会员大会审议。
- 若预算年度中间设立新的项目或提出新的计划，筹措到新的资金，由该项目筹备组或项目委员会编制从起始日至本年12月31日的期间预算，提交理事会批准。
- 提交资助方的项目计划预算部分必须和会员大会审议的预算格式一致、项目一致，会计应当参与计划书制作过程，从而就准确执行会计科目设置方案确定预算明细项目提供协助和指导。
- 实际申请经费根据与资助方协商的进度进行，但应保证项目不出现赤字运行，原则上不为项目垫付资金。
- 各项目的预算资金由项目委员会统一安排使用，行政预算资金由秘书长统一安排使用；若项目资金或行政资金需要超标准使用，由项目委员会或秘书长向理事会书面申请并作出筹资承诺。
第三章 财务报告
- 年度财务报告期间为每年1月1日 至12月31日，与会计期间相同。
- 财务报告根据帐簿和报表设置方案设置，包括内部报告和外部报告，需全部提交理事会备案。
- 内部报告的编制：
- 分项目的月度、年度资金收支表，由会计编制，项目委员会审阅后发布。
- 行政的月度、年度资金收支表，由会计编制，秘书长审阅后发布。
- 协会的月度、年度资产负债表、业务活动表，由会计编制，秘书长审阅后报送上级主管单位。
- 分项目的季度、半年度、年度预算与实际支出比较报告等提交资助方的报表，由会计编制，项目委员会审阅，经理事会批准后按与资助方的约定呈递资助方。
- 外部报告的编制：
- 分项目的审计报告或评估报告，仅当资助方有此要求，且已在预算中预留资金时委托中介机构制作并按与资助方的约定呈递资助方。
- 协会的年度审计报告，由会计协助秘书长委托中介机构制作后报会员大会备案。
- 时间要求：
- 年度报表及报告应在会计期间结束后一月内完成。
- 其他报表应在会计期间结束后两周内完成。
- ?年度审计报告应在会员大会召开一周前完成。
- ?临时需要的报表按要求的时间完成。
第四章 财务会计及设备管理制度
- 财务组的职能和财务人员的岗位设置、工作职责由理事会根据组织发展的需要决定。财务负责人向理事会负责。
- 财务组基本职责如下：
- 出纳--保管现金、备用金存折，负责接待支出报销、小额借款，编制记帐借贷凭证，领取银行对帐单并编制余额调节表，完成财务负责人和会计要求的其他工作。
- 会计—审核记帐凭证并将当天的会计记录序列编号后输入会计软件，盘点现金，核对银行存款，编制分析所有报表及报告，向项目委员会建议从资助方请款。配合完成年度审计以及理事会和资助方提出的其他要求。
- 基本支出报销制度如下：
1）单笔支出大于1000元的必须通过银行进行，除非经财务负责人特批。
2）报销时必须提供原始发票，若收款方为个人，可以为收款人签字的收据。如法律规定应该
代扣个人所得税的，可以在支付前扣除。
- 餐费、出租车、会议费、其他招待费以及劳务费的发票或收据需注明所属项目、原因及参加人员(人数)或单位。
- 发票或收据由报销申请人签字后，经项目委员会召集人或秘书长签字批准方可报销。项目委员会召集人的发票或收据由项目委员会其他成员签字批准方可报销，秘书长的发票或收据由财务负责人及一名理事会成员签字批准方可报销。
- 项目委员会或秘书长可以决定招待来自外地的访问者，但以午餐30元每人，晚餐50元每人为上限。
- 如因开会、法律咨询等工作耽误回家就餐，可统一就餐并报销，以12元每人为上限。
- 以下情况可以报销出租车费：学生志愿者出外调查当事人情况(每个案40元为上限)；晚上9点以后实报实销；陪同客人前往会场或其他活动场所；携带重要或难以携带物品(如大额现金、大的设备等)，以及其他紧急情况且经项目委员会召集人或秘书长同意。
- 预计超过RMB300元的一次性支出可以事先借款，申请人需填写借款单，且经项目委员会召集人或秘书长签字批准。借款后二周内需持相关发票报帐或还款。前款不清，后款不借。
- 所有支出必须在发生后一个月内报销；如有特殊情况，经财务负责人同意可以最多延长至三个月。
- 现金管理
1）现金、存折和财务章由出纳保管，存放于与任何私人物品分开的上锁的柜子里。
2）出纳可以根据现金余额自主决定存取款，但应保持合理的余额。
3）会计每月一次不定期盘点现金，核对现金收支与存折、银行存款记录
- 文具、办公设备管理
1）文具原则上由使用者自备。
2）办公(电子)设备由秘书长指定专人编制清单，负责保管和维护。
第五章 附则
- 本制度经会员大会审议通过后生效实施，试行至2008年会员大会闭会。
- 理事会可对本制度进行解释，可对报销制度等具体事项制定细则予以补充和修改。
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