上海市闸北区热爱家园青年社区志愿者协会
2008年会员大会纪要

时间：2008年3月22日至23日上午
地点：上海市松江区香格里拉农庄
参加人：
1、会员：曲栋、刘永龙、李祖愉、诸轶、王瑞华、何洁（只参加第一天会议）、张衡、唐虹、邵颉（只参加第一天会议）、翟晓欣（只参加第二天会议）、陆璇、郝利琼、封曙历、奚志浩、郭炳汉、姚颖、郑芹、袁尧、徐楠、唐小昭、施君、严嫣、张亮（年会上新加入）、马志勇（年会上新加入）、乔根妹（年会上新加入）、吴蓓蓓（年会上新加入）、任刚（年会上新加入）、苏建勋（年会上新加入）。
未参加会议的会员陈晨、樊戈然、郭首一、王燕、顾艳、陈跃举、徐进、王吉衣、张磊向参加会议的会员进行了授权。
2、志愿者：吴向东、赵菁、潘俭元、钟小菁、沈哲均、陈汶鑫、万蓓蕾
3、职员：喻志勇、田蕾、肖君
4、嘉宾：阎加伟、顾轶珉、庄爱玲、王多兵
会议主题：塑造
会议主持：曲栋、刘永龙
会议记录：李祖愉、吴蓓蓓
记录整理：唐虹

3月22日 上午

一、进行热身活动（主持：曲栋）
介绍嘉宾；与会人员相互认识，每人介绍一位熟人。
二、完成会议基础工作（主持：刘永龙）
1、宣读会议规则（刘永龙）；
2、推选会议工作人员：封曙历、唐小昭、王多兵；
3、确认会议有效性：家园目前共有会员59名，当天上午到场18人，授权10人，不能通过任何决议。（备注：会议过程中，会员何洁、张衡来到会场，到会会员人数达到20人）
三、理事会作报告并接受质询
1、轮值主席曲栋代表理事会作报告（内容详见年会材料）；
2、与会人员对报告进行质询
主要质询内容：
（1）报告内容较虚，未详细报告理事会工作情况（唐虹、封曙历）；
（2）将推广民主精神作为家园主要价值不妥，建议回到“三个家园”（唐虹、封曙历、徐楠、郝利琼）；
（3）对08年工作目标的描述不具体，建议量化（徐楠、郝利琼）：
（4）报告未提及三年规划执行情况（诸轶）；
（5）理事会年内开了11次会，但效果不尽如人意。决议反复性强，执行性差（郭柄汉）。
理事会回应质询
（1）三年规划大多未完成。会员成为家园发展的一个瓶颈问题，不少会员不参加活动，导致年会一开场就无效（刘永龙）；
（2）会员问题可以通过志愿者支持系统来完成（曲栋）；
（3）报告不代表所有理事观点（陆旋）。
四、监事会作报告并接受质询
1、诸轶代表监事会作报告（内容详见年会材料）；
2、与会人员对报告进行质询
主要质询内容：
（1）监事会报告中未提及对家园三年规划完成情况的监督（王瑞华）；
（2）报告中关于家园现状描述等内容、关于培训职员等建议未量化（何洁）；
（3）告中关于职员培训状况的描述不完全准确，家园为职员安排过一些培训（郭炳汉）；
（4）报告中关于高原绿洲的举例不恰当（何洁）；
建议：
（1）监事会对理事会、项目等工作情况进行实时监督、及时提醒（郝利琼、郑芹）。
（2）对监事会报告中提到的问题，相关人员或项目应进行及时整改和回应（王瑞华）。
五、自由论坛：使命、价值观和社区发展（郝利琼主持）
1、郝利琼发言：比较了家园历年年会讨论的话题，发现从2001年至2007年，几乎每年都在讨论家园的宗旨和价值观问题，但2005年的热烈讨论却没有结论，2007年讨论了家园存在的危机和问题，却缺乏对问题的跟进和解决；分享机构使命的四要素：组织目标（价值），服务对象，提供怎样的服务，通过服务要实现的目标。最后，希望今天能讨论出清晰的使命，并达成共识。
2、自由讨论：
经讨论，与会者提出了关于家园使命的5个方案，并对方案进行了意向性选择投票（与会者一人一票），分别为：
（1）通过在上海的社区提供法律、环保、教育等志愿者服务促进社会发展。（5票）
（2）通过志愿者行动促进社区发展。（3票）
（3）通过志愿服务促进社区发展。（13票）
（4）行动改变社区。（2票）
（5）（按照家园注册登记证上的表述）在上海市闸北区深入社区开展法律服务和环保宣传。（9票）
弃权：6票

3月22日 下午

一、自由论坛：讨论家园2008-2009年度工作目标（曲栋主持）
经热烈讨论，归纳出与会者认为家园2008年度应完成的8项目标，并根据事务的紧急、重要和可行性情况，与会人员进行了意向性投票，具体如下：
1、制订项目运行规则：提交2009年会员大会讨论； 26票
2、建立志愿者管理系统：完成志愿者手册、建立数据库、进行志愿者培训（含新志愿者）4次； 19票
3、加强政府关系：年检通过；启动一个合作项目； 21票
4、发展一个新项目； 2票
5、推进职员发展：完成发展规划，形成评估报告，开展2次培训； 15票
6、加强宣传：编发6期通讯，进行网站改版； 18票
7、进行筹资：筹集年度预算所需的款项约20万元人民币； 13票
8、开展社区调研：完成宝山、芷江两个街道的需求调研，形成报告。 18票
在场的35名与会者参加了投票。
二、嘉宾分享及总结
1、上海师范大学：马志勇老师
感受：参加了家园三次年会，三次都有务虚讨论，内容大致相同，最后都没有解决问题。
建议：现在家园已经走到一个转折点上，职员将扮演更重要的角色，很多老志愿者退出，新志愿者越来越多，但不少“新人”对家园历史了解不够。建议家园整理编辑一个编年史，主要包括四部分：一是分阶段的编年史，含初创、发展、调整三个阶段。要突出宗旨、行动等最重大的发展变化；二是分主题的纪事（本纪）。如高原绿洲、太阳花、办公室、对外交流、政府关系等。三是重要志愿者的简介（纪传），主要志愿者的想法、行动等。四是经验和教训（结论），总结家园的过去、现在，展望未来。建议在家园十年庆时完成。

2、映绿公益服事业发展中心，庄爱玲博士
问题：家园应重点思考七问题：一是各项目之间的协作关系；二是服务对象的需求；三是志愿者管理和激励体系如何建立？四是如何与政府互动？五是项目的筹资和管理：谁来筹资？项目还是理事会？六是家园可持续性发展在哪里？七是各管理机构的定位和关系：理事会与秘书处的关系如何处理？项目委员会与秘书处的关系如何处理？
建议：一要给秘书处更多自主性；二要做社区调研，了解社区需求；要让企业有了更多参与机会；要组织更多活动，提高对志愿者的吸引力；要加强项目筹资，并形成筹款的分工与沟通。
希望：家园的精神永远存在。家园要做成中国最好的志愿者家园。
3、闸北区团委：顾轶珉
作为闸北区团委的一员，为大家服务闸北的热情感到高兴，表示感谢。
4、上海市团市委：阎加伟
感受：家园团结一致的氛围好，挺受感动；大家态度严谨，讲究规则，专业人员多；但开放度不够，与外在的联系不够。
建议：一要政府关系；二要加强传媒宣传；三要引进有新意、有吸引力、更时尚性的活动。
4、映绿公益服事业发展中心：王多兵
公益组织按工作难易程度，可分为：做活动的、做项目的、做资源的和做人的组织，热爱家园是做人的组织，值得致敬！

3月22日 晚上

联谊活动。法律项目严嫣律师主持。“真情表白”游戏令大家笑疼肚子；烛光中唱起《小草》的老歌，分享生日蛋糕，感慨着鼓掌：家园8岁了！

3月23日 上午

一、确认会议有效性
1、确认当天到会会员共18人，被授权会员人数12人。
2、宣布自动退会的条件：连续两年参加活动0次且2007年会费未交。符合自动退会条件的有5人，另1人申明退会。（因考虑应予以视为自动退会的会员一定异议申辩期，会上未宣布上述会员退会）
3、志愿者现场入会。因会议开始时，与会人数未达《自律规则》规定的年会有效召开的最低人数，现场6名志愿者提出热爱家园入会申请，分别为：张亮、马志勇、乔根妹、吴蓓蓓、任刚、苏建勋。经理事会讨论，现场核准上述六名志愿者成为热爱家园会员。
4. 重新核对会员人数及会议有效性：加上新入会会员，家园会员总数为65人，当天到会24人，授权12人，到会人数超出会员人数的1/3，代表的表决权数超过会员人数的1/2，会议合法有效。
二、对会议议程进行表决
同意35票，反对1票，弃权0票。通过会议议程。
三、对理事会工作报告进行表决
同意24票，反对8票，弃权4票。通过理事会工作报告。
四、对监事会工作报告进行表决
同意32票，反对1票，弃权3票。通过监事会工作报告
五、审议各项目工作报告
（一）法律援助项目
1、郑芹代表项目委员会作报告。内容详见年会资料
2、对法律项目工作报告进行质询
肯定：

1. 志愿者发动充分，新志愿者尽职（唐虹、陆璇）；
2. 社区工作进展明显（唐虹）；
3. 与办公室呈现良好互动（唐虹）；
4. 财务状况清晰（唐虹）；
5. 援助受众和案件增加（陆璇）；
6. 新改选的项目委员会工作效率高（陆璇）。

问题：
（1）成本和效益不成比例。动用了大量人力、财力资源，100多名志愿者仅仅提供了70人次的咨询服务，公益成本太高，收益太低（唐虹）。
回应：目前项目志愿者人数多，热情高，但由于家园办公室多次变更，致使社区知晓度不高，前来咨询人少。但经宣传， 07年下半年来访者人数已有回升趋势，08年将继续加强（郑芹）。法律问题不是每个人每天都会发生（严嫣）。法律项目的考评指标包括服务社会和培训学生，不能仅看咨询人数（刘永龙）。
（2）存在公信力风险。资助人的资金协议期满后应默认退回，但目前项目仍有数十万剩余资金未退回资助人（唐虹、诸轶）。
回应：将与资助人沟通解决（郑芹）。
（3）与资助人的沟通不足。沟通工作自陈晨辞职后就停止。（唐虹）
回应：将由项目助理吴蓓蓓与援助人保持联系（郑芹）。
（4）报告未体现受援助人的满意程度，缺少项目评估。（诸轶）
回应：来访者的问题现在都得到了解决（郑芹）。
（5）法律项目近几年来原地踏步，缺少发展。（唐虹、王瑞华）
建议：
（1）建议编辑法律援助案件及培训手册。（诸轶）
（2）建议加强和居委会联系，加大居委会对法律项目的宣传。（张亮）
（3）被动等待咨询效率很低，建议进行当事人信息资源维护，开展当事人联谊活动。（王瑞华）
（4）建议加大志愿者培训和个人发展力度。（张衡、郝利琼、曲栋）
（5）建议将志愿者服务时间体现在报告中。（苏建勋）
3、对法律项目工作报告进行表决。
同意31票，反对3票，弃权2票。
通过法律项目的报告。
（二）审议环保项目报告
1、翟晓欣代表项目委会会作报告。内容参见年会资料。
2、对环保项目工作报告进行质疑。
建议：
（1）建议将环保项目帮助的对象拓展到每个会员和志愿者，使家园内部成为“绿色家园”。（郝利琼、张衡）
（2）建议项目与家园《简报》合作，每期进行环保倡导（郝利琼）。
（3）建议改进《绿洲》小报投放方式，如发到居民电子邮箱等。（郑芹）
回应：项目人员不够，且很多居民没有电子邮箱。但项目将改进投放方式（翟晓欣）。
（4）建议培养社区志愿者（张衡）。
（5）建议制定可考量的工作目标（唐虹）。
（6）建议多用环保的形式进行环保宣传，如社区黑板报、社区网站等（唐虹）。
（7）建议加强宝山区节能减排项目筹资（蔡东进）。
回应：项目今后的工作有三点，一是项目规范性运作，二是扩大服务范围，三是做好项目筹款。（翟晓欣）
（8）建议将环保宣传和环保维权相结合，如噪音污染，辐射等（王瑞华）
回应：已经结合并已经解决了实际问题，如闸北区中心医院排污（乔根妹）。希望今后与各个项目能形成一个联动的服务点（翟晓欣）。
3.对环保项目工作报告进行表决。
同意31票，反对0票，弃权5票。
通过环保项目工作报告。
（三）审议太阳花项目报告。
1、张亮代表项目委员会做项目报告人。内容参见年会资料。
2、对太阳花工作报告进行质询。
问题：
（1）项目服务群体数量不明确。（郝利琼）
回应：服务群体的数量一般上午4、5个小朋友，户外活动约十几个小朋友，英语班和电子琴班约10来个小朋友。（田蕾）
（2）项目工作目标不明确。（郝利琼）
回应：有向NTI筹款的目标，月底应有结果（田蕾）。具体目标将根据调查报告而定（张亮）。
（3）服务受众、效果缺乏评估。（张衡、封曙历）
回应：正在设计问卷，拟开展社区调研并进行评估。（田蕾）
（4）项目与资助人沟通不及时，资助人不满意。（诸轶、封曙历）
回应：我们将进一步提升专业素质，改进工作。（张亮）
建议：
（1）项目运作尽可能使用历史资料和历史规章制度，不要重复劳动。（李祖愉）
回应：建议很好，已在操作。（田蕾）
3、对太阳花项目工作报告进行表决。
同意27票，反对1票，弃权8票。
通过太阳花项目工作报告。
（四）审议社区学习中心报告。
1、田蕾代表项目委员会做报告。内容参见年会资料。
2、对环保项目工作报告进行质询。
问题：
（1）家园当年承诺资助方电脑培训8000人，目标何时能达到？（封曙历）
回应：因家园搬场，7、8月份天气炎热无法开课，电脑失窃等原因，无法完成8000人的目标。已和资助人沛丰沟通，对方虽不满意，但表示理解。（曲栋）
（2）家园“三年规划中”确定项目应成立项目委员会，是否完成？（封曙历）
回应：独立的项目委员会还没组建成功，但会继续努力。具体完成时间将在下一次理事会报告中体现。（曲栋）
建议：
（1）针对家园电脑被盗问题，建议对电脑进行保险（郑芹）
回应：家园财产额太小，一般公司不愿意为其保险（李祖愉）；针对被盗，加固了门窗并新装了防盗报警器。（田蕾）
（2）建议加强项目间合作。如太阳花项目在进行志愿者资源储备，可与社区学习项目共享。（张亮）
3.对社区学习项目工作报告进行审议。
同意30票，反对3票，弃权3票。
通过社区学习中心工作报告。
六、审议家园2007年度财务报告
1、家园财务人员肖君作报告。内容参见年会资料。
2、对财务报告进行质询。
问题
（1）家园处在财务崩溃的边缘。根据年会资料，2007年行政收入7万4千多，支出13万，赤字约6万。2008年行政预算收入2万7千元，支出26万4千，预算赤字23万。另有项目历史赤字9万。且家园不思发展新项目，不思筹款，财务状况岌岌可危。（唐虹）
回应：法律项目款项结余多，是因为没人干活；不敢去多筹款，因为怕陷入恶性循环；行动力赤字不解决，预算赤字就没法解决（刘永龙）。热爱家园的关键在于推动项目，固今年的主要精力不在筹款方面；且我们有几笔非定向的捐助用于行政费用。（曲栋）
（2）行政赤字的贴补和划转是否恰当？热爱家园的公信力值得怀疑。（封曙历）
回应：所有行政费用的划转均有依据（曲栋）。家园的财务经得起考验，不违反任何规定（刘永龙）。
建议：
（1）NPO的行政费用一般应严格控制在总费用的15%以下，我们行政费用已超过40%。建议优化财务，调整财务科目。（张亮）
（2）呼吁针对机构整体支持进行筹款，包括职员培训，理事会培训，家园结构的重整等，以补贴行政费用。（李祖愉）
3.对财务执行报告进行表决。
同意30票，反对1票，弃权5票。
通过财务执行报告。
七、审议家园2008年财务预算
（一）审议行政预算
问题：
1.预算中未体现职员的保险费用和福利费用。（封曙历）
回应：田蕾和喻志勇由于不符合上海市交四金的规定，所以交的是综合保险。（郭柄汉）
2.副秘书长上半年不能到岗，为什么预算中副秘书长的工资支出显示的是全年？（施君）
回应：我们是按全年做的预算。（郭柄汉）
（二）审议法律项目预算
建议：
会计编号为511010902的美国交流款，按照1：8的汇率计算，应按现在美元、人民币汇率的1：7计算。（李祖愉）
（三）审议环保项目预算
问题：
（1）07年交通补贴与08年一样，是否08年应提高交通补贴？（苏建勋）
回应： 07年的交通补贴实际未按预算用完。（翟晓星）
（2）项目预算几乎全为人员费用，不利于筹款。（唐虹）
（四）审议太阳花项目预算
调整：张亮代表项目委员会，对年会资料中的太阳花项目预算提出调整，具体调整为：（1）支出52300元。其中涉及调整的有：招待餐费1200元，志愿者培训1400元，项目宣传3000元，邮费及快递费500元，办公设备3000元，办公物资1900元，图书3000元，其他3000元。（2）承担行政支出4845元。（3）本年筹款64371元。
问题：有无具体筹款计划？（封曙历）
回应：拟向微软、美商会筹款。（张亮）
建议：可向南都基金筹款。（封曙历）
（五）审议社区学习中心项目预算。
问题：
1、项目应加大执行力，力争把钱用掉，把项目完成。（唐虹）
回应：项目将加强执行。（郭炳汉）
2、为何社区学习中心的社区工作主管的预算为0？（郑芹）
回应：项目向资助人申请的社区工作主管的费用已经用完。（刘永龙）
（六）对各项预算进行表决。

八、进行理事补选
（一）关于选举理事会的说明（曲栋）：由于郭首一理事辞职，需重新补选理事一名。
（二）宣读选举规则（刘永龙）
（三）推选候选人
鉴于封曙历、张衡、李祖愉等符合候选人条件的会员纷纷宣布放弃被选举权，理事候选人缺乏，监事会推举监事徐楠为理事候选人，徐楠当场宣布辞去监事职务，参加理事竞选。
（四）会员进行无记名投票选举
徐楠 24票
邵颉 3票
封曙历 2票
郑芹 2票
弃权 5票
徐楠当选为热爱家园理事。
（五）新任理事徐楠发表感言。
九、征集新一年年会动议

1. 建议年会标题表述成第几届年会，以传承历史。（诸轶）
2. 建议将预算审议等重要议程安排在会议第一天。（施君）
3. 建议理事会对各项目总体运行情况进行报告。（郝利琼）