监事会工作报告
（2005年8月-2006年3月）
本届监事会监事由2005年年会选举产生，其主要工作职责是对热爱家园进行内部治理管理监督和财务运行审计。本工作报告为2005年8月-2006年3月监事会工作回顾及下一年度工作设想。
- 对热爱家园的总体评价：
经过这段时间监事会对热爱家园各项工作的参与、监察及审计，监事们认为，热爱家园经过5年多的发展，已逐渐走入正轨，各项工作在会员、职员及志愿者的共同努力下，进展顺利，运作规范，财务稳定，社会影响力不断扩大，公益形象日渐树立。
新一届理事会能够按照《自律规则》与各项规章制度开展工作，并表现出务实、创新、积极向上的精神和规划未来的能力。
各项目按照项目自治的原则正常运行，志愿者参与踊跃，基本完成了项目的计划目标。
职员团队正在积极进行自我建设和完善，对项目、会员、志愿者的服务意识明显增强，规范程度不断提高。
财务管理上能够基本按照财务要求执行，帐册凭证齐全，记录规范。
我们同时看到，家园在自我定位方面面临挑战，核心价值观和工作理念尚未得到会员的广泛认同；项目委员会的效能有待加强，有效的志愿者管理团队急需建立。
我们看到，家园的工作目标不时屈从于现实，财务工作定期报告等相关制度有待执行。
我们认为，热爱家园在加强与各方的沟通联系、明确管理人员的权利义务、加强机构的人力资源建设、强化资产管理等方面需要继续努力。
- 主要工作回顾
本届监事会自上任以来，主要开展了以下几项工作：
- 规范自身行为，明确监事会的责任义务。
自2005年年会将“审计组”名称改为“监事会”后，监事的工作性质发生了较大改变，工作重点从原来的财务监控转向对机构的组织建设、管理的全方位监控。作为在权利位阶上和理事会平行的机构，《自律规则》中对监事会权力义务的规定只有寥寥两句话，由此可能带来责任的不明确，可能导致权力架空或者权力失控，将不利于一个公益机构的顺利运行。必须对监事会的工作性质与责任义务进行加以进一步明确和细化，以避免监事会在家园的内部管理事务中处处插手，成为第二个理事会；同时避免监事会样样事情只看不管，成为一种摆设。
因此，本届监事会产生后的首要任务，是依据家园《自律规则》和“三权分离”原则，起草了《监事会议事规则》，对监事及监事会的各项职责与权利义务进行明确、细化和规范，确保监事会的工作“有法可依”，从而有效发挥家园内部监督机构的职能，确保热爱家园运转的规范、透明、公正。
- 协助制度清理，推动热爱家园工作的规范化。
热爱家园在发展过程，形成了大量的内部规章制度，不少制度相互间存在明显的矛盾与冲突。为使家园规章制度更加明确和可执行，监事会成员积极参与制度清理小组，协助理事会对家园所有规章制度进行了初步清理，废止已经不合时宜的制度6个 ，进行制度的效力层次调整5个。
- 听取会员意见，对组织机构的运转情况进行日常监督。
各位理事还有选择地分别参加了各项组的活动和项目会议，以及理事会会议、职员会议，并与部分会员进行了个别交流，通过参与活动和当面访谈，对热爱家园的运转情况实施监督。同时通过电子邮件及家园网站随时了解成员与热爱家园的各项信息，保持对家园工作及志愿者思想动态的全面、及时地把握。
- 开展财务审计，发现和规范财务管理工作的问题。
本届监事会中的许正监事，积极参与了家园财务工作的日常运行，对财务工作进行了实时监督。2006年3月25日，全部监事会成员在家园办公室对热爱家园的财务状况进行了内部审计，查阅了家园2005年1月～2006年2月的财务明细帐册、财务报表及原始凭证，发现了财务制度执行及财务运行状况方面的一些问题，对现金管理、资产登记等问题提出了意见与建议，对进一步规范家园的财务管理起到积极作用。（此问题下文将作详细论述）
- 热爱家园运行中的主要问题及监事会建议
监事会在8个月来的监督和审计工作中，发现热爱家园在内部管理与财务管理中主要存在如下问题，并在此提出相应建议。
- 内部管理方面的问题与建议：
- 制度体系烦琐而不尽合理，影响到机构的工作成效
热爱家园经过5年的发展，已经形成了以《自律规则》为核心、各项规章制度、各项目规则组成及庞大的规则体系。此外，各届理事会决议（会议纪要）也在实际上起到了修改和创设规则的作用。目前网上公布的制度达26项之多（不含高原绿洲、太阳花、绿色家园项目规则），而本届理事会也在短短的7个月中完成了25000字的理事会会议纪要。热爱家园可以称得上是文件堆积的场所。但却不知道有多少热爱家园会员完整看过这些规章制度？不少成员反应制度太多，无从下手，于是干脆置之不理。
我们发现，在热爱家园中，规章制度更多变成成员间进行辩论的武器，而不是行动的依据。我们的年会及一些会议也变成为了“模拟法庭”，对实际工作的推动作用却并不明显。
本届理事会尽管主持了制度清理，但限于对效力的重新认定，并没有对内容进行实质修订。我们发现，一些规则实际上并未有效执行，如《人力资源管理及实施方案》。有的规则一事一议，不具有规范性文件应有的普遍约束力，但依然被纳入规则体系。如历年的《年会议事规则》。有的规则表述过于烦琐，不符合规范性文件的体例（格式）要求，如《总干事职责》。
同时，在实际工作的执行中，人为造成的烦琐和低效也并不少见。往往是讨论热烈，却迟迟没有人做决定。如家园的宣传三折页，从05年底讨论到现在，也没有看到正式出台。
监事会建议，在清理各项规章制度的基础上，家园应着眼于制度的简化、修订和完善。一些“看上去很美”却不具有实际操作性的制度或条款，建议废止；对家园发展具有重要意义而制度缺失的，如项目管理制度，应该尽快制订。
我们认为，建立制度的目的是为了更好地推进工作，而不是为了妨碍效能的发挥。
- 理事会与项目委员会角色错位，一些项目委员会形同虚设。
在热爱家园中，理事会的角色介于决策层与执行层之间，理事会承担了大量事务性工作。在理事会会议中也花了大量时间与精力来讨论本应该由项目委员进行决策的内容。
按照热爱家园的组织架构，项目的最高决策层应该是项目委员会。但在大部分项目组中尚未形成进行项目委员成员的决策会议，一般以项目的志愿者会议代替。而志愿者的相对不稳定性与项目严格按照项目计划书实施的稳定性要求间形成明显矛盾，导致一些项目的项目理念与实施方案处于摇摆不定的状态。这一点在“太阳花”、“高原绿洲”、“绿色家园”项目中表现明显。
对此，我们建议，尽快建立项目委员会的决策制度，培养项目稳定的核心成员，进一步明确和实践项目委员会的权利义务，提高项目委员工作能力，保持项目委员会成员的相对稳定。建议加强对项目委员会成员的凝聚力建设和培训。
- 财务管理方面的问题与建议
- 缺少资产的登记、管理与盘点
热爱家园目前符合固定资产登记的资产不多，但随着机构的发展，小额资产的数量不断壮大。如我们现在已经拥有36台电脑，价值超过10万元，还有空调，打印机等各种设备，以及每年获得的社会物资捐助，价值并不小。但在检查中，监事会发现，热爱家园在资产管理中存在空白点，至今尚没有建立基本的资产登记制度，缺乏对资产的专人管理，存在较大的资产风险。
我们建议，尽快建立资产登记册和低值易耗品登记册，实行对资产的定期清查制度，并确定资产管理的责任人，强化资产管理。
- 缺乏现金定期盘点制度
审计中我们发现，热爱家园尚没有建立现金定期盘点制度，可以说是现金管理中的一个漏洞。热爱家园现在已经有了几十万元的银行存款，每月的报销金额也不少，办公室也有少量的周转资金，因此，建议建立现金管理制度，并每月进行盘点。
- 入帐及财务报表存在一定不规范之处
一是财务报告存在不完善之处。
在家园的年度财务报告里，我们发现，“应收”、“应付”的款项很多，其中大部分是各项目的借款，也就是已经支出但还没有报销的款项，这在很大程度上影响了项目收支表的准确性，同时也造成家园债权的虚高。这个问题需要家园财务人员督促各项目财务共同解决，把已经实际支出的暂借款项尽快入账。
我们同时发现，个别会计项目登记有误。如在2005年12月的《资产负债表》中，家园的“净资产”全部记录为“非限定性资产”。但按照家园大部分资助为定向捐款的特点，此项应该大部分为“限定性资产”。
同时，建议在分项目的财务报告里，增加“债权债务”的内容，也就是把家园整体财务报表中庞大的债权数字分解到各项目、甚至责任人，以反映各项目真实的财务状况。
另外，大家广泛关注的行政收支明细情况并未列入家园日常财务报告的范围，建议单独列入。
二是个别地方记帐、报销方式有所不妥。
我们发现，家园在接受实物捐赠时，财务人员都是以实物折算成现金的方式入帐，在凭证与日记帐中计为现金收入。虽然在月末中进行了现金的调整，但我们认为有所不妥。正确的处理方式是同时增加资产和捐赠收入。
此外，个别报销凭证上缺少审核人的签字。
- 缺乏比价采购的相关规定
在检查中，我们发现个别费用支出明显偏高。因此监事会建议，本着节约成本、规范合理的原则，应该对所有进行需采购的贵重物品进行比价采购。
- 下一年度工作打算
由于监事会工作性质所决定，监事会新一年的工作重点将围绕家园的整体工作重点进行监督。同时，监事会将从以下两方面作好基础工作：
- 进一步明确角色，做好监督与审计。
下一年度，监事会中各位监事将在各项工作中进一步明确自己的角色，严格按照《自律规则》所规定的权利与义务，参与组织管理与财务监督，严守角色定位，避免政出多门，使监事会真正成为工作有效的监督者和组织规程的护卫者。
- 参加项目活动，广泛接触会员与志愿者。
在本年度，监事会成员对各项目的参与程度有所不够，因此监事会各成员将进行明确分工，积极参与各个项目活动，广泛接触各方面的会员与志愿者，进一步听取大家对热爱家园的管理工作的意见。同时，监事会将积极利用家园网站与电子邮件这一交流窗口，进一步提高工作的及时性和效率，确保监事会各项工作的顺利开展。
也希望各位会员、职员和志愿者对监事会的工作进行监督，随时提出意见和建议。
监事会
2006年4月 |
