理事会2005年工作报告
理事会成员 ： 刘永龙、曲栋、郭首一、陆璇、李祖愉
报告人： 李祖愉
任职期限： 2005年8月5日至2007年8月4日
本次报告时间范围：2005年8月1日至2006年3月31日

1. 本阶段工作重点

1、协会整体：系统化、制度化，平衡发展，财务稳健，各项工作得到政府认可，形成组织文化。
2、志愿者团队――扩大、团结、发展。提高志愿者参与度、满意度。巩固核心志愿者。
3、理事会＋职员团队（支持系统）――有效率地推动各项工作，完成制度系统化建设，提高理事会和职员团队的执行力。
4、推动各项目平稳发展，使之形成长期稳定发展基础。

1. 推进的事宜

（一）组织管理、制度建设
1、理事会会议定期召开制度
定于每月最后一个周末召开理事会例会，迄今为止已召开十次理事会例会，通过决议**项。（附件：第四届理事会历次会议纪要）
2、建立一事一公告制度
通过发布公告，将组织重大事项进行公示，增强了组织运作与管理的透明度，并接受广大志愿者的监督。（附件：历次公告）
3、成立“规章制度清理小组”，全面清理家园现有制度。
清理小组三位常务组员为陆璇、陈跃举、封曙历，陆璇为召集人。小组提出了《规章制度清理修改工作计划》，对家园所有的规章制度进行了全面的清理， 废止了五个规章制度，对六个规章制度的效力等级予以明确，明确现行有效的会员大会以及理事会通过的基本规章制度（共十六个）。
（附件：会员手册）
4、通过了《全职职员年休假暂行办法》、《信息披露处理办法》两个制度性文件，修改了《理事会议事规则》。
5、建立项目负责人联席会议制度
在2005年11月召开了第一次项目委员会联席会议，以“志愿者管理”为主题进行了讨论，为各个项目间的进一步交流与沟通提供了宽松的环境与良好的平台。（附件：会议记录）
6、职员架构重新调整
（1）批准设立社区工作主管、信息技术主管两个岗位，取消青年茶会项目主任、法律项目执行副主任两个岗位（去年底已裁撤绿色家园项目主任岗位），全职职员岗位设置变更为：总干事、办公室主任、社区项目主管、信息技术主管等四个。
（2）社区工作主管的基本职责是按照总干事的布置，具体负责各项目与社区有关政府部门、协作单位和服务对象的沟通联系，协助各项目制定社区活动的计划并实施，承担总干事分配的行政工作和其他工作。
（3）信息技术主管的基本职责是按照总干事的布置，具体负责实施各项目中与计算机应用有关的社区工作（主要为社区学习中心项目的计算机知识培训），协助各项目完成信息收集、整理和开发（包括网站和论坛的建设、维护），承担热爱家园所有硬件设备的保养、维护等总干事分配的行政工作和其他工作。
（4）根据调整后的职员架构，家园聘请了王申捷为社区工作主管，聘请左俊为信息技术主管（但于2005年12月底辞职），目前信息技术主管职位仍然空缺。
7、确定理事会标准会议流程
理事会标准会议流程的确定，极大的提高了理事会会议的效率。（附件：标准流程）
8、《热爱家园三年发展规划》
9、各理事就组织工作进行分工并公示，详见下表：

各项分工具体内容解释：
公共关系处理： 1）政府关系处理 2）与其他的NGO的关系 3）其他公共关系
财务与筹款： 1）财务管理 2）筹款
组织建设： 1）制度清理 2）形成会员手册 3）建立组织文化
会员志愿者 1）会员管理 2）志愿者招募宣传与培训?? 3）志愿者凝聚力??
相关工作：4）志愿者评价 5）志愿者支持团队
理事会与职员 1）理事会与职员能力提高
相关工作: 2）理事会与职员的评价系统
项目推动 1）项目发展整合 2）推动项目资源共享 3）项目与协会的衔接与发展: 4）建立合理的项目框架

（二）项目建设
1、社区学习中心项目成立并于2005年11月正式开展。
2、社区发展教育项目作为青年茶会项目的延续于2005年9月正式开展。
3、环保项目的重新启动。
4、理事对各个项目联系进行了分工，详见下表：

（三）志愿者管理
1、针对对家园有一定了解的志愿者，于2005年12月组织了一次大规模的志愿者培训，分别上海NGO状况、家园运作模式、家园成功案例、家园财务制度等四个方面进行了介绍及培训，
2、组织了热爱家园五周年庆典，加强了志愿者间的凝聚力。
3、对会员管理有关程序进行梳理，调整了志愿者申请加入、推出的流程，并已开始执行。（附件：流程图）
（四）财务
1、网站募款
经过谨慎的了解，家园与当当网进行合作，通过与对方建立链接来接受募捐。该链接已建立并成功试用。理事会将进一步组织落实宣传工作，并注意起草免责条款自我保护。链接为：http://www.community.org.cn/spread_arm.asp
2、财务报表中将增加预算执行进度等内容，各个项目除了可以定期收到本项目的财务报表之外，还可以收到预算执行表，以进一步了解本项目资金使用的情况。该事项已与财务进行沟通，希望能够一直执行下去。

1. 文件和决议

协调组会员核准公告（2003年度第1号） 协调组会员核准公告（2004年度第1号） 协调组会员核准公告（2004年度第2号） 理事会（协调组）会员核准公告（2004年度第3号）? 理事会（协调组）会员核准公告（2004年度第4号） 理事会会员核准公告（2005年度第1号） 理事会会员核准公告（2005年度第2号） 理事会会员核准公告（2006年度第1号） 理事会会员核准公告（2006年度第2号） 理事会会员核准公告（2006年度第3号） 理事会会员核准公告（2006年度第4号） 理事会会员核准公告（2006年度第5号） 理事会会员核准公告（2006年度第6号）
详见：
http://www.community.org.cn/bbs/dispbbs.asp?boardID=21&ID=1636&page=1

1. 经验与教训的总结
2. 本届理事会确定了理事会任期工作目标、以及开始思考热爱家园一年及三年工作计划；
3. 本届理事会制定了议事规则，保证理事会例会的定期按时进行，大大提高了组织决策、反应的速度；
4. 随着组织的不断发展壮大，理事们的管理能力需要不断提高，目前缺乏根据执行情况对决策不断进行的反思和调整。

1. 重大事件备忘录

通过设立学习中心项目

1. 下一阶段工作重点和目标

1、完善职员队伍，提高职员效率，减少因为外包工作引起的效率低下
2、加强项目之间的互动与合作
3、提高志愿者的数目，以及多开展志愿者之间的活动
4、继续与政府，媒体，捐助人保持良好互动

1. 会议记录

第四届理事会第一次会议? 会议时间：2005年8月14日星期日
议题： 一、确认本届理事会轮值主席任期；二、本次会议补充议题：1、理事会会议定期召开制度 2、建立一事一公告制度 3、议事规则修改的问题 4、理事开会迟到须在纪要中提出批评（申斥）――表率作用。 5、热爱家园的组织文化：透明、公开、公正。三、希望热爱家园在本届理事会任期内实现什么样的目标希望（2年） 四、目前需要关注和处理的重大事项及责任理事 五、职员续签合同 六、对外交流、培训、发言人制度 七、社区发展教育项目的开展 八、环保项目的重新启动 九、建立项目负责人联席会议 十、本次会议迟到人员。
第四届理事会第二次会议 会议时间：2005年8月28日星期日
议题： 一、理事会例会日期调整 二、审议高原绿洲项目提交资金会的年度工作报告 三、审议高原绿洲项目2005年度预算 四、审议高原绿洲项目向世界银行*中国发展市场项目提交的项目建议书 五、审议太阳花项目2005年度预算并讨论了筹资问题 六、通报太阳花项目最新情况 七、讨论了陆璇提交的《规章制度清理修改工作计划》 八、讨论老刘提交的财务管理工作计划 九、讨论了热爱家园网站和论坛管理问题
十、讨论了热爱家园组织自我保护的问题（李祖愉提议） 十一、讨论了萌芽问题的专题研究问题（李祖愉提议） 十二、通报了对外交流的最新情况
第四届理事会第三次会议 会议时间：2005年9月21日星期三
议题： 一、回顾上次理事会决议落实情况 二、审议法律项目2005年度预算 三、审议社区发展项目2005年度预算 四、审议法律项目向资助人提交的项目年度报告? 五、审议修改后的《规章制度清理修改工作计划》 六、讨论了修改后的《理事会议事规则》 七、讨论通过了《关于毛老师过世前后有关工作的公告》 八、讨论通过了《关于会员会费缴纳情况的公告》 九、讨论了沛丰中国电脑培训项目 十、讨论了项目委员会联席会议 十一、讨论了人事小组的安排 十二、讨论了五周年庆祝 十三、讨论了职员招聘问题
第四届理事会第四次会议 会议时间：2005年10月10日星期一
议题：在听完曲栋的演讲后，召开了一个临时会议，就近期“社区学习中心项目”实施中涉及的相关问题进行了讨论。
第四届理事会第五次会议 会议时间：2005年10月30日星期日
议题： 一、根据前四次会议纪要逐项通报了需跟进事项的进展。二、与会监事就近期工作提出两点意见。 三、与会人员通报了各项目近期的进展及相关问题并进行了讨论 四、社区学习中心项目的进展和有关问题的决定 五、职员岗位设置及工资幅度 六、批准了人事小组提交的五周年庆典计划和预算 七、其他议题。
第四届理事会第六次会议 会议时间：2005年11月26日星期六
议题： 一、跟进了上次会议决定的事项的进展。 二、与会人员通报了各项目近期的进展及相关问题并进行了讨论 三、讨论通过社区学习中心项目的预算 四、讨论批准了近期新增行政开支 五、讨论制定了本届理事会的任期工作计划 六、周年庆典相关事务 七、 其他议题
第四届理事会第七次会议 会议时间：2005-12-24日星期六
议题： 一、上次会议工作跟进和小节 二、各项目进度和重要事件汇总 三、各项提议表决 四、总干事工作小节和提议 五、通过的决议：1．《理事会议事规则》（陆璇）2．发布《热爱家园规章制度清理结果》公告（陆璇）3．同意网站募款建议（郭首一）4．社区发展项目的托管（老刘） 六、需推进的事宜。
第四届理事会第八次会议 会议时间：2006年1月21日星期六
议题： 一、第七次例会会议回顾及事项跟进。二、各项目进度和重要事件汇总。三、总干事工作报告。四、各项提议表决及其他事项。1、明确各理事与各项目的对应关系并在网站公布。2、关于举办画家作品义卖活动。3、确定理事会标准会议流程。4、理事会06年工作计划讨论及家园长期规划讨论。5、理事会培训。6、绿色消费项目计划书。
第四届理事会第九次会议 会议时间：2006年2月26日星期日
议题： 一、第八次例会会议回顾及事项跟进。二、各项目进度和重要事件汇总。三、总干事工作报告。四、各项提议表决及其他事项。
第四届理事会第十次会议 会议时间：2006年3月27日星期一
议题： 一、第九次例会会议回顾及事项跟进。二、各项目进度和重要事件汇总。三、总干事工作报告。四、年会。五、各项提议表决及其他事项。